¿Hace falta grabar cada evento o congreso que organiza la empresa?

No. No hace falta grabar cada evento o congreso que organiza la empresa. Solo hace falta grabar los que tienen algo que contar. Antes de llamar a nadie, pregúntate para qué quieres el vídeo. Una empresa puede usarlo para darse a conocer al público, para repartirlo entre su propio personal o para guardar un registro del evento. Si un evento no encaja en ninguno de esos tres usos, seguramente no necesita cámara.

Qué tiene que quedar recogido

«Queremos grabar el evento» no significa casi nada. Lo que de verdad sirve es decidir antes qué mensajes tienen que quedar recogidos, a qué personas hay que entrevistar y qué momentos son clave. También hay que saber qué piezas se entregarán, qué formatos harán falta y dónde se publicará cada contenido. Un congreso con ponentes invitados pide algo muy distinto que la reunión interna de los lunes.

Escaleta, no guion

¿Y un guion? En un evento real no hace falta guion. Hace falta una escaleta, que es una lista sencilla de lo que pasa y en qué orden. Con ella se sabe dónde tiene que estar la cámara en cada momento.

Presentación corporativa de Marchon en Benidorm.

Los eventos que merece la pena grabar

Hay eventos que casi siempre merece la pena grabar. Uno es el que junta a todo el equipo en el mismo sitio. Ahí se puede grabar a todos juntos, siempre con su permiso. Cuando la gente se ve en el vídeo, se siente parte de algo, y eso refuerza su vínculo con la empresa. Otro es el congreso que mucha gente no puede ver en persona. Por eso algunas empresas piden emitirlo en directo.

Los detalles técnicos

Después vienen los detalles técnicos. Puede que quieras tomas aéreas con dron, o un primer plano de un producto que necesita una lente especial. Puede que el salón tenga poca luz y haga falta iluminación extra. Nada de eso se decide el mismo día.

Equipo propio o productora externa

Para grabar, puedes tirar de gente de la propia empresa o contratar a alguien de fuera. Si contratas, una productora de vídeo para eventos no debería limitarse a aparecer, grabar y desaparecer. Debería ayudarte a pensar las ideas antes y a sacarle al vídeo todo lo que buscas. Con un evento bien planificado, es mucho más fácil que el vídeo muestre justo lo que quieres transmitir.

Repasa tu calendario de eventos

Ahora coge el calendario de eventos del año. Al lado de cada uno, escribe una sola palabra: público, equipo o registro. Los que se queden en blanco seguramente no necesitan vídeo. En los demás, apunta qué momento no te quieres perder y a quién te gustaría oír hablar. Con esa lista ya tienes media escaleta. Si te apetece contrastarla con alguien, Evan & Natalia Simon hacen fotografía y vídeo de eventos corporativos y de algunas bodas escogidas en Gijón, en toda Asturias y en otros puntos de España. Puedes escribirles y comentarlo con calma. Revisaréis juntos qué merece cámara y qué no.

Enlaces

Más enlaces de interés: seguridadaerea.gob.es.

Más información, aún sin confirmar de forma independiente: ecija.com.