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Las fotos de una cena de empresa, una inauguración o un aniversario corporativo se aprovechan cuando se usan para comunicar y no se quedan en una carpeta como recuerdo. El trabajo empieza antes del evento. La empresa decide para qué quiere las imágenes: redes sociales, la web, la prensa, la comunicación interna o la promoción de la próxima edición. Encarga el trabajo a alguien con experiencia en fotografía de eventos corporativos y le entrega un guion con todo lo que va a pasar. Después del evento, las fotos se reparten según el canal. LinkedIn e Instagram sirven para los días siguientes, la web para enseñar cómo es la empresa por dentro, y un archivo ordenado para preparar el siguiente evento. En empresa, la foto de grupo suele ser lo primero que se pide y, pensándolo con calma, lo que menos aporta. Las imágenes que cuentan algo son otras: la llegada de los invitados, los discursos en el escenario y las conversaciones entre los asistentes. Ahí se ven la cultura y los valores de quien organiza.
Seis pasos antes, durante y después del evento
El primer paso es decidir el objetivo. En un aniversario puede ser reconocer al equipo y reforzar la cultura de la casa. En una inauguración, conseguir fotos oficiales para la prensa y las redes. Si este paso se salta, se acaba contratando un fotógrafo solo porque es lo que hace todo el mundo, y las fotos no tienen un uso claro. El segundo paso es elegir a quién se encarga el trabajo. Las fotos que hacen personas sin experiencia suelen salir de baja calidad, y los salones y restaurantes donde se hacen estas cenas tienen poca luz. Según un análisis sobre errores frecuentes en la cobertura de eventos, la mala iluminación en interiores explica aproximadamente el 40% de los fallos técnicos por configuraciones incorrectas de la cámara. Un profesional, además, sabe seguir el ritmo del evento sin molestar. El tercer paso es preparar un briefing, es decir, unas instrucciones para el fotógrafo, junto con la escaleta: el horario de discursos, brindis y entregas, y quién es quién. Sin una escaleta completa, el fotógrafo no puede adelantarse a lo que va a pasar y se pierde momentos clave. También conviene que se coordine con el videógrafo y con los organizadores. El cuarto paso es pedir el consentimiento de los asistentes, porque hay personas que no quieren aparecer en fotos. Publicar sin ese permiso es un error que no tiene vuelta atrás. El quinto paso es el photocall, un fondo con el logotipo y los colores de la empresa donde los invitados se hacen fotos. Así la marca aparece en cada imagen que los asistentes comparten. Muchas empresas lo usan solo durante el evento y no lo aprovechan en la comunicación digital de después. El último paso es la entrega. Las fotos tienen que llegar preparadas para redes, web e impresión, y publicarse en los días siguientes, no meses más tarde.
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Por dónde empezar
Lo más sencillo para empezar es abrir la agenda del próximo evento y apuntar tres cosas en una hoja: para qué se quieren las fotos, dónde se van a publicar y quién prefiere no salir en ellas. Con esa hoja y la escaleta del evento ya se puede hablar con un fotógrafo especializado en eventos corporativos y acordar qué momentos debe cubrir. Si quedan fotos de una cena o un aniversario anterior, merece la pena revisarlas con calma, quedarse con las que todavía sirven y usarlas para anunciar la próxima celebración.
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