Come sfruttare al meglio le foto di una cena aziendale, di un'inaugurazione o di un anniversario dell'azienda

Le foto di una cena aziendale, di un'inaugurazione o di un anniversario dell'azienda sono ben sfruttate quando servono a comunicare, non quando restano in una cartella come semplice ricordo. Il lavoro comincia prima dell'evento. L'azienda decide a che cosa vuole destinare le immagini: social network, sito web, stampa, comunicazione interna o promozione della prossima edizione. Affida l'incarico a chi ha esperienza nella fotografia di eventi aziendali e gli consegna una scaletta con tutto ciò che accadrà. Dopo l'evento, le foto si distribuiscono per canale. LinkedIn e Instagram servono per i giorni successivi, il sito web per mostrare com'è l'azienda dall'interno, e un archivio ordinato per preparare l'evento seguente. In ambito aziendale, la foto di gruppo è di solito la prima cosa che viene richiesta e, a pensarci bene, quella che aggiunge meno. Le immagini che raccontano una storia sono altre: gli ospiti che arrivano, i discorsi sul palco e le conversazioni tra i partecipanti. È lì che emergono la cultura e i valori di chi organizza.

Sei passi prima, durante e dopo l'evento

Il primo passo è decidere l'obiettivo. Per un anniversario può essere riconoscere il valore del team e rafforzare la cultura aziendale. Per un'inaugurazione può essere ottenere foto ufficiali per la stampa e per i social network. Se si salta questo passaggio, si finisce per assumere un fotografo solo perché lo fanno tutti, e le foto non hanno un uso preciso. Il secondo passo è scegliere a chi affidare l'incarico. Le foto scattate da persone senza esperienza tendono a essere di scarsa qualità, e nelle sale e nei ristoranti dove si tengono queste cene c'è poca luce. Secondo un'analisi degli errori più comuni nella copertura degli eventi, la scarsa illuminazione degli interni è all'origine di circa il 40% dei difetti tecnici dovuti a impostazioni sbagliate della fotocamera. Un professionista sa anche seguire il ritmo dell'evento senza intralciare. Il terzo passo è preparare un briefing, cioè una serie di indicazioni per il fotografo, insieme alla scaletta: gli orari di discorsi, brindisi e presentazioni, e chi è chi. Senza una scaletta completa il fotografo non può anticipare ciò che accadrà e perde i momenti chiave. È anche opportuno che si coordini con il videomaker e con gli organizzatori. Il quarto passo è chiedere il consenso ai partecipanti, perché alcune persone non vogliono comparire nelle foto. Pubblicare senza questa autorizzazione è un errore che non si può rimediare. Il quinto passo è il photocall, un fondale con il logo e i colori dell'azienda davanti al quale gli ospiti si fanno fotografare. In questo modo il marchio compare in tutte le immagini che i partecipanti condividono. Molte aziende lo usano solo durante l'evento e poi non lo valorizzano nella comunicazione digitale. L'ultimo passo è la consegna. Le foto devono arrivare pronte per i social network, il web e la stampa, ed essere pubblicate nei giorni successivi, non mesi dopo.

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Da dove cominciare

Il modo più semplice per cominciare è aprire l'agenda del prossimo evento e annotare su un foglio tre cose: a che cosa servono le foto, dove verranno pubblicate e chi preferirebbe non comparire. Con quel foglio e la scaletta dell'evento puoi già parlare con un fotografo specializzato in eventi aziendali e stabilire quali momenti deve coprire. Se hai ancora le foto di una cena o di un anniversario precedente, vale la pena riguardarle con attenzione, tenere quelle ancora utili e usarle per annunciare la prossima celebrazione.

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