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Después de un evento de empresa, la productora entrega varias piezas de vídeo, cada una pensada para un uso distinto. La principal es el aftermovie, un vídeo corto, normalmente de entre 2 y 5 minutos, que recoge la energía y los momentos clave de la jornada con un estilo de cine. Está pensado para publicarse en redes sociales y para anunciar la siguiente edición. No recoge todo lo que pasó ni incluye los discursos completos. Alrededor de esa pieza se pueden encargar muchas otras: clips para redes, entrevistas individuales, cortes de ponencias, cápsulas de aprendizaje, piezas para patrocinadores, contenido para email marketing y material para futuras presentaciones. Algunas productoras entregan además los archivos ya preparados para cada red, de modo que la empresa puede publicarlos tal cual, sin retocarlos.
En qué plazo se entrega cada pieza
El plazo depende de qué se pida y, sobre todo, de cuándo se pida. Si se solicita con antelación, hay productoras que entregan el vídeo resumen en menos de 24 horas tras el cierre del evento, a tiempo de compartirlo mientras la gente todavía habla de él. Las piezas largas llegan después, porque montar entrevistas, ponencias o vídeos para patrocinadores exige revisar horas de grabación. Entregar el reportaje completo varios días más tarde no se organiza igual que pasar fotografías editadas mientras el evento sigue en marcha. Por eso el plazo de entrega condiciona cómo trabaja el equipo desde el primer minuto.
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El vídeo corporativo elaborado necesita semanas
Un vídeo corporativo más elaborado tiene otro ritmo. Si lleva guion, mensajes de marca y varias rondas de revisión, una referencia del sector sitúa el plazo habitual entre 4 y 8 semanas. Esa misma fuente advierte que, cuando una agencia promete un vídeo corporativo de alta calidad en 7 días, probablemente esté sacrificando la estrategia. Conviene no mezclar los dos casos. El resumen rápido para redes sale en horas o en pocos días. Una pieza institucional pensada para clientes o inversores necesita semanas.
La grabación se planifica antes del evento
Hay un detalle que cambia mucho el resultado: la grabación se planifica antes de que empiece la jornada. Si la empresa quiere contenido inmediato para redes y también una pieza más cuidada para más adelante, tiene que decirlo antes del evento. Así la productora puede llevar a una persona dedicada a editar sobre la marcha, decidir a quién entrevistar y repartir las cámaras entre el escenario, el público y los stands. Si esto se pide cuando el evento ya ha terminado, muchas tomas ya no se pueden recuperar.
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Qué preparar antes de hablar con una productora
Lo práctico en este punto es reunir tres datos antes de hablar con una productora: qué piezas hacen falta, dónde se van a publicar y para qué fecha se necesita cada una. Si el resumen tiene que estar listo al día siguiente, hay que pedirlo al firmar el encargo. También conviene saber de antemano quién da el visto bueno dentro de la empresa, porque las revisiones alargan cualquier plazo. Y antes del día del evento hay que preparar un aviso para los asistentes que explique que se harán fotografías y vídeos durante la jornada.
