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Dopo un evento aziendale, la casa di produzione consegna diversi video, ognuno pensato per un uso diverso. Il principale è l'aftermovie, un video breve, di solito tra 2 e 5 minuti, che raccoglie l'energia e i momenti chiave della giornata con uno stile cinematografico. È pensato per essere pubblicato sui social e per annunciare l'edizione successiva. Non racconta tutto quello che è successo e non include i discorsi completi. Attorno a questo video se ne possono commissionare molti altri: clip per i social, interviste singole, estratti degli interventi, pillole formative, contenuti per gli sponsor, materiale per l'email marketing e per presentazioni future. Alcune case di produzione consegnano anche i file già pronti per ogni social, così l'azienda può pubblicarli così come sono, senza ritoccarli.
In quali tempi viene consegnato ogni video
I tempi dipendono da cosa si chiede e, soprattutto, da quando lo si chiede. Se lo si richiede in anticipo, alcune case di produzione consegnano il video riassuntivo in meno di 24 ore dalla chiusura dell'evento, in tempo per condividerlo mentre la gente ne sta ancora parlando. I video più lunghi arrivano dopo, perché montare interviste, interventi o video per gli sponsor richiede di rivedere ore di riprese. Consegnare il servizio completo diversi giorni dopo non si organizza allo stesso modo che passare fotografie già editate mentre l'evento è ancora in corso. Per questo i tempi di consegna determinano il modo di lavorare della squadra fin dal primo minuto.
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Il video aziendale elaborato richiede settimane
Un video aziendale più elaborato ha un altro ritmo. Se prevede una sceneggiatura, messaggi di brand e diversi giri di revisione, una fonte di riferimento del settore indica tempi abituali tra 4 e 8 settimane. La stessa fonte avverte che, quando un'agenzia promette un video aziendale di alta qualità in 7 giorni, probabilmente sta sacrificando la strategia. Conviene non confondere i due casi. Il riassunto veloce per i social esce in poche ore o in pochi giorni. Un video istituzionale pensato per clienti o investitori richiede settimane.
Le riprese si pianificano prima dell'evento
C'è un dettaglio che cambia molto il risultato: le riprese si pianificano prima che inizi la giornata. Se l'azienda vuole contenuti immediati per i social e anche un video più curato per dopo, deve dirlo prima dell'evento. Così la casa di produzione può portare una persona dedicata al montaggio in tempo reale, decidere chi intervistare e distribuire le telecamere tra il palco, il pubblico e gli stand. Se lo si chiede quando l'evento è già finito, molte inquadrature non si possono più recuperare.
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Cosa preparare prima di parlare con una casa di produzione
A questo punto, la cosa pratica è raccogliere tre informazioni prima di parlare con una casa di produzione: quali video servono, dove verranno pubblicati e per quale data serve ciascuno. Se il riassunto deve essere pronto il giorno dopo, bisogna chiederlo al momento di firmare l'incarico. Conviene anche sapere in anticipo chi dà l'approvazione finale all'interno dell'azienda, perché le revisioni allungano qualsiasi tempistica. E prima del giorno dell'evento bisogna preparare un avviso per i partecipanti che spieghi che durante la giornata verranno scattate fotografie e girati video.
