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Après un événement d'entreprise, la société de production livre plusieurs vidéos, chacune pensée pour un usage différent. La principale est l'aftermovie, une vidéo courte, généralement de 2 à 5 minutes, qui restitue l'énergie et les moments forts de la journée avec un style cinématographique. Elle est conçue pour être publiée sur les réseaux sociaux et pour annoncer l'édition suivante. Elle ne retrace pas tout ce qui s'est passé et n'inclut pas les discours en entier. Autour de cette vidéo, on peut commander bien d'autres contenus : des clips pour les réseaux, des interviews individuelles, des extraits de conférences, des capsules de formation, des vidéos pour les sponsors, du contenu pour l'emailing et des images pour de futures présentations. Certaines sociétés de production livrent en plus les fichiers déjà adaptés à chaque réseau, si bien que l'entreprise peut les publier tels quels, sans les retoucher.
Dans quel délai chaque vidéo est livrée
Le délai dépend de ce qui est demandé et, surtout, du moment où on le demande. Si la demande est faite à l'avance, certaines sociétés de production livrent la vidéo résumé en moins de 24 heures après la clôture de l'événement, à temps pour la partager pendant que les gens en parlent encore. Les vidéos longues arrivent plus tard, car monter des interviews, des conférences ou des vidéos pour les sponsors exige de visionner des heures d'images. Livrer le reportage complet plusieurs jours après ne s'organise pas de la même façon que transmettre des photos retouchées pendant que l'événement se déroule encore. C'est pourquoi le délai de livraison détermine la façon de travailler de l'équipe dès la première minute.
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La vidéo corporate élaborée demande des semaines
Une vidéo corporate plus élaborée suit un autre rythme. Si elle comporte un scénario, des messages de marque et plusieurs séries de révisions, une référence du secteur situe le délai habituel entre 4 et 8 semaines. Cette même source prévient que, lorsqu'une agence promet une vidéo corporate de haute qualité en 7 jours, elle sacrifie probablement la stratégie. Mieux vaut ne pas confondre les deux cas. Le résumé rapide pour les réseaux sort en quelques heures ou en quelques jours. Une vidéo institutionnelle destinée aux clients ou aux investisseurs demande des semaines.
Le tournage se planifie avant l'événement
Un détail change beaucoup le résultat : le tournage se planifie avant le début de la journée. Si l'entreprise veut du contenu immédiat pour les réseaux et aussi une vidéo plus soignée pour plus tard, elle doit le dire avant l'événement. La société de production peut ainsi prévoir une personne dédiée au montage en direct, décider qui interviewer et répartir les caméras entre la scène, le public et les stands. Si on le demande une fois l'événement terminé, beaucoup de plans ne peuvent plus être rattrapés.
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Ce qu'il faut préparer avant de contacter une société de production
Concrètement, il s'agit à ce stade de réunir trois informations avant de contacter une société de production : quelles vidéos sont nécessaires, où elles seront publiées et pour quelle date chacune est attendue. Si le résumé doit être prêt le lendemain, il faut le demander à la signature de la commande. Il est aussi utile de savoir à l'avance qui donne le feu vert au sein de l'entreprise, car les révisions allongent n'importe quel délai. Et avant le jour de l'événement, il faut préparer un avis pour les participants expliquant que des photos et des vidéos seront prises pendant la journée.
