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As fotografias de um jantar de empresa, de uma inauguração ou de um aniversário corporativo são bem aproveitadas quando servem para comunicar, e não quando ficam esquecidas numa pasta como recordação. O trabalho começa antes do evento. A empresa decide para que quer as imagens: redes sociais, site, imprensa, comunicação interna ou promoção da próxima edição. Entrega o trabalho a alguém com experiência em fotografia de eventos corporativos e dá-lhe um guião com tudo o que vai acontecer. Depois do evento, as fotografias distribuem-se por canal. O LinkedIn e o Instagram servem para os dias seguintes, o site serve para mostrar como é a empresa por dentro e um arquivo bem organizado serve para preparar o evento seguinte. No mundo empresarial, a fotografia de grupo costuma ser a primeira coisa que se pede e, pensando bem, a que menos acrescenta. As imagens que contam uma história são outras: os convidados a chegar, os discursos no palco e as conversas entre os participantes. É aí que se vê a cultura e os valores de quem organiza.
Seis passos antes, durante e depois do evento
O primeiro passo é decidir o objetivo. Num aniversário, pode ser reconhecer a equipa e reforçar a cultura da empresa. Numa inauguração, pode ser obter fotografias oficiais para a imprensa e as redes sociais. Se se saltar este passo, acaba-se por contratar um fotógrafo só porque toda a gente o faz, e as fotografias ficam sem um uso claro. O segundo passo é escolher a quem entregar o trabalho. As fotografias tiradas por quem não tem experiência costumam ter pouca qualidade, e os salões e restaurantes onde se realizam estes jantares têm pouca luz. Segundo uma análise dos erros mais comuns na cobertura de eventos, a má iluminação em interiores representa cerca de 40% das falhas técnicas causadas por definições incorretas da câmara. Um profissional sabe também acompanhar o ritmo do evento sem se meter no caminho. O terceiro passo é preparar um briefing, ou seja, um conjunto de instruções para o fotógrafo, juntamente com o programa: o horário dos discursos, dos brindes e das apresentações, e quem é quem. Sem um programa completo, o fotógrafo não consegue antecipar o que vai acontecer e perde momentos-chave. É também boa ideia que se coordene com o videógrafo e com os organizadores. O quarto passo é pedir o consentimento dos participantes, porque há pessoas que não querem aparecer em fotografias. Publicar sem essa autorização é um erro que não se pode desfazer. O quinto passo é o photocall, um fundo com o logótipo e as cores da empresa onde os convidados tiram as suas fotografias. Assim, a marca aparece em todas as imagens que os participantes partilham. Muitas empresas só o usam durante o evento e não o aproveitam depois na comunicação digital. O último passo é a entrega. As fotografias têm de chegar prontas para as redes sociais, para a web e para impressão, e ser publicadas nos dias seguintes, não meses depois.
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Por onde começar
A forma mais simples de começar é abrir a agenda do próximo evento e anotar três coisas numa folha: para que se querem as fotografias, onde vão ser publicadas e quem preferiria não aparecer nelas. Com essa folha e o programa do evento, já pode falar com um fotógrafo especializado em eventos corporativos e combinar que momentos deve cobrir. Se ainda tem fotografias de um jantar ou de um aniversário anterior, vale a pena revê-las com cuidado, guardar as que continuam a ser úteis e usá-las para anunciar a próxima celebração.
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